MAART 12 BLOG

4 redenen waarom uw dienstverleningsprojecten mogelijk niet winstgevend zijn

Projectmanagers in dienstverlenende bedrijven hebben een duidelijk doel: projecten zo efficiënt mogelijk opleveren en tegelijkertijd de winstgevendheid van hun bedrijf verhogen. Maar het is niet eenvoudig om projecten op tijd af te ronden en binnen alle contractuele verplichtingen te blijven.

Bovendien zijn managers vaak gedwongen te vertrouwen op handmatige processen om deze projecten te volgen, wat overweldigend kan worden. Van het opzetten van projecten tot budgettering en het toewijzen van middelen, dit handmatige werk maakt het moeilijk om op tijd en binnen budget projecten af te leveren aan tevreden klanten.

Er zijn enkele veel voorkomende problemen die verhinderen dat serviceprojecten hun doelstellingen halen.

Waarom projecten over budget gaan en deadlines missen

1. Slechte zichtbaarheid van projecten. Een van de belangrijkste oorzaken van projecten die uitlopen op een te hoog budget is dat managers geen duidelijk inzicht hebben in de status van het project. Vaak gebruiken verschillende teams verschillende tools om de projectstatus bij te werken, waardoor onvolledige statusrapporten en een gefragmenteerd beeld van het project ontstaan. Die verschillende tools, of het nu gaat om spreadsheets of speciale projectmanagementsoftware, kunnen leiden tot een gebrek aan standaardisatie bij het monitoren van KPI's en het bijwerken van dashboards. Dit gebrek aan samenhang zorgt voor nog meer onzekerheid wanneer u de projectstatus en de financiën op elkaar moet afstemmen.

Services teams hebben een centrale databse nodig om toegang te krijgen tot de juiste gegevens. Anders zullen managers tijd verspillen aan het corrigeren en aanvullen van de ontbrekende stukken, wat leidt tot verspilling van middelen, niet gefactureerde uren en meer risico. Wanneer een projectmanager bijvoorbeeld een projectupdate toevoegt aan een projectmanagementtool, maar geen wijzigingen aanbrengt in de aparte tool die de projectfinanciën beheert, dan kan die ontbrekende financiële informatie een sneeuwbaleffect hebben. Financiële en operationele teams die het projectbudget bijhouden, zien onbetrouwbare informatie, wat leidt tot een onrealistisch beeld van de gezondheid van het project.

2. Gebrek aan samenwerking. Projectmanagers hebben vaak te maken met slechte communicatie tussen teamleden. Het gebruik van e-mail of chatprogramma's van het bedrijf betekent dat het moeilijk is om updates te volgen. Wanneer bijvoorbeeld projectstatussen en goedkeuringen van urenstaten mondeling worden gegeven in plaats van bijgehouden in een systeem, kan dit de mogelijkheid introduceren dat informatie tussen rapporten niet overeenkomt en de winst tegen het einde van het project beïnvloedt. Door onnauwkeurige communicatie lopen projecten vertraging op en gaan ze over het budget heen, waardoor de winstgevendheid afneemt.

3. Verkeerd afgestemde middelen. In dienstverlenende organisaties is het maximaliseren van het aantal factureerbare uren per werknemer van cruciaal belang om de cashflow op peil te houden en de winst te verhogen. Als een bedrijf niet in staat is de juiste werknemers te vinden voor specifieke projecten, maakt het niet goed gebruik van zijn middelen. In een snelle werkomgeving zorgen handmatige of administratieve werkzaamheden bovendien voor vertraging en vermindering van het werk dat zou kunnen worden besteed aan het op tijd afronden van het project. Wanneer een werknemer bijvoorbeeld handmatig gegevens moet invoeren in het projectbeheersysteem en handmatig de projectfinanciën moet bijwerken, besteedt hij veel tijd aan niet-factureerbare uren, wat van invloed is op de inkomsten.

4. Nauwkeurigheid van boekhouding en facturering. Spreadsheets en losgekoppelde financiële beheersystemen kunnen bijdragen tot onnauwkeurige boekhoud- en factureringsfouten die van invloed zijn op de opbrengstverantwoording en de prestaties van het serviceteam tijdens een project. Een projectteam kan bijvoorbeeld de verkeerde kostencode voor gewerkte uren invoeren in een spreadsheet van waaruit het werkt, waardoor gegevens ontstaan die het voltooide werk niet accuraat weergeven. Op dezelfde manier beperkt het werken vanuit afzonderlijke systemen en spreadsheets de mogelijkheid om bepaalde delen van een project te automatiseren. Als het team geen factureringsregels kan implementeren tijdens de initiële projectopzet, kunnen ze niet automatisch facturen genereren wanneer aan bepaalde bepaalde voorwaarden wordt voldaan.

De sleutel is een uniforme oplossing

Met een PSA-oplossing (Professional Services Automation) die is gekoppeld aan CRM (Customer Relationship Management), financiële en HR-systemen, kunnen bedrijven meer controle krijgen over de levenscyclus van een project en omslachtige taken automatiseren. Dat kan het volgende opleveren:

  • Nauwkeurigere rapportage door een standaardsysteem en -proces waarmee teams details tot op projectniveau kunnen controleren, inclusief projectwinstgevendheid en andere KPI's.
  • Verbeterde samenwerking doordat er geen aparte systemen meer nodig zijn om goedkeuringen of statussen door te geven.
  • Optimaal gebruik van resources door PSA- en HR-systemen te integreren om ervoor te zorgen dat de juiste resources aan de juiste taak werken door tools voor het zoeken naar vaardigheden te gebruiken om de vaardigheden en de toewijzing van resources te maximaliseren. Zo kunnen bijvoorbeeld PTO- en vakantieverzoeken van werknemers automatisch worden gekoppeld aan het project om de impact van projectplanningen/tijdlijnen en de bedrijfsprestaties tijdens het project te laten zien.
  • Geautomatiseerde facturering en facturering met factureringsregels om projecten te koppelen aan financiën en hangende kosten en facturen te beheren, evenals controle over wanneer de organisatie de inkomsten van het in uitvoering zijnde project erkent voor verbeterde prestaties.


01 Neem contact op

Join OAKLAB ...

Contacteer Ons
image-description